EchtemannenMannenzaken

Voldoen de personeelsdossiers in je bedrijf?

Hoe regel je als werkgever op professionele wijze je personeelsdossiers? Voldoe je aan de vele eisen? Zijn dit de correcte en juiste gegevens? Werk je hierbij volgens de AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming? Dit privacy-vraagstuk wordt al snel ingewikkeld, zeker nu personeelsdossiers steeds vaker digitaal worden ingericht. Hierbij is de ondersteuning van een ervaren HR-adviseur doorgaans noodzakelijk. Je weet zo zeker dat je alles perfect hebt geregeld. Hieronder de belangrijkste zaken die je moet weten.

Wat mag er in?

Krijg je professionele P&O-ondersteuning, dan wordt al snel duidelijk dat je zich aan strikte regels moet houden. In je personeelsdossiers mogen alleen bepaalde gegevens worden vastgelegd. Dit zijn uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst en de afdracht van belastingen en premies. Hiertoe behoren het burgerservicenummer, functieprofiel, persoonlijk ontwikkelingsplan, kopie van het identiteitsbewijs, verlofoverzicht, salarisgegevens en verzuimfrequentie. Ook beoordelings- en functioneringsgesprekken mogen worden toegevoegd. Niet toegestaan zijn etniciteit, godsdienst, politieke voorkeur, geaardheid, vakbondslidmaatschap en medische gegevens.

Digitale personeelsdossiers? Extra deskundigheid vereist!

De steeds toenemende modernisering creëert nieuwe uitdagingen. Niet alleen voor jou als werkgever, maar ook voor de partner die de HR-dienstverlening voor jouw bedrijf verzorgt. Vooral als de personeelsdossiers digitaal zijn. Dit is natuurlijk handig, maar ook veel gevoeliger. Wil je voorkomen dat de dossiers in verkeerde handen vallen, dan is advies over en verzorging van beveiliging met slimme technologie absolute noodzaak. Dus laat je hierover goed adviseren, zodat je op verantwoordelijke wijze omgaat met je personeelsdossiers.

Digitale personeelsdossiers? Extra deskundigheid vereist!

Houd werknemers op de hoogte

Een bijkomende verantwoordelijkheid: houd je personeel op de hoogte. Je bent verplicht hen goed te informeren. Bijvoorbeeld over welke gegevens je organisatie over hen verzamelt. Bovendien mag iedereen zijn eigen personeelsdossier inzien. Hiernaast moet het mogelijk zijn om te kunnen protesteren tegen de wijze waarop u gegevens verzamelt, en welke. Over deze mogelijkheid moet je je  personeel tevens duidelijk informeren. Ook is er recht van bezwaar; dit kan relevant worden als gegevens gebruikt worden voor direct marketing. Hiernaast kunnen bijzondere persoonlijke omstandigheden reden voor bezwaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer er door organisatieveranderingen een bekende toegang krijgt tot de dossiergegevens, en hierdoor de privacy in het geding komt.

Geef een reactie

Inline
Inline