EchtemannenMannenzaken

Tips voor het maken en sturen van facturen

Een factuur maken is iets wat voor iedere ondernemer gesneden koek hoort te zijn. Toch blijkt dat veel mensen het nog steeds best lastig vinden om een factuur op de juiste manier op te stellen. Want wat komt er allemaal op een factuur te staan? Wanneer verstuur je deze? En stuur je deze per post of via de mail? In dit artikel geven we enkele belangrijke tips en informatie bij het versturen van facturen.

Een factuur: wat is dat eigenlijk?

Bij een factuur denken de meeste mensen direct aan een brief met het te betalen bedrag erop. Natuurlijk klopt dit feitelijk gezien ook. Dat betekent echter niet dat iedere factuur over dezelfde informatie beschikt. Daarnaast kunnen nog veel meer verschillende brieven tot een factuur gerekend worden. Denk bijvoorbeeld aan declaraties, kwitanties en bonnen. Zorg er daarom voor dat al deze belangrijke brieven zorgvuldig bewaard worden en over de juiste wettelijke informatie beschikken. Als ondernemer ben je verplicht om aan de bewaarplicht te voldoen.

Wanneer is het noodzakelijk om een factuur op te stellen?

Wanneer je diensten verleent of producten verkoopt ben je verplicht om een factuur op te stellen. Dit is nodig om de belasting ervan te kunnen berekenen en aan je btw-plicht te voldoen. Je maakt dus altijd facturen voor klanten die bij jou een product afnemen.

Over het algemeen verstuur je de factuur pas wanneer een product is ontvangen of wanneer je een bepaalde dienst hebt verleend. Er zijn ook bedrijven die een factuur leveren voordat de dienst is verleend. In dat geval kan het wel verstandig zijn om het betaaltermijn te verlengen, zodat de klant eerst jouw diensten kan goedkeuren. Hoewel de meeste ondernemers ongeveer 14 kalenderdagen rekenen bestaat er officieel geen wettelijk betalingstermijn. Meestal ligt het termijn tussen de 14 en 30 dagen. Voor grotere bedragen kan soms in overleg voor een langer betalingstermijn gekozen worden.

Vermeld de afgesproken betalingstermijn wel altijd op de factuur. Wanneer dit termijn overschreden is, mag je als bedrijf extra rente rekenen. Wanneer dit echter niet duidelijk is aangegeven, kan dit voor de klant een goede reden zijn om de toegevoegde rente aan te vechten. Zorg er daarom voor dat het betalingstermijn voor iedereen duidelijk is om verwarring te voorkomen.

Bespreek vooraf de kosten met de klanten

Het is belangrijk dat de klant vooraf op de hoogte is van de kosten die hij zal maken. Het is natuurlijk niet prettig wanneer de klant met de mond vol tanden naar een factuur staart. Zorg er daarom voor dat het te betalen bedrag vooraf is besproken en tegelijkertijd overeenkomt met het factuur. Zo voorkom je verwarring en onnodige discussies.

Natuurlijk kan het altijd gebeuren dat een factuur plotseling hoger uitvalt. Bijvoorbeeld omdat er extra diensten zijn verleend of wanneer bepaalde producten extra zijn toegevoegd. Ook dan is het belangrijk om dit vooraf aan de klant te melden. Het is professioneel gezien niet verstandig om onverwachte verrassingen enkel op een factuur te melden. Dat kan een goede reden zijn waarom een klant weigert te betalen. Met alle gevolgen van dien.

Geef een reactie

Inline
Inline