EchtemannenMannenzaken

Online boekhouden is garantie voor gemak

Eenvoudig online boekhouden: waarin zit hem dat nou precies? Feitelijk draait het bij online boekhouden om vier sleutelelementen: gemak, veiligheid, up-to-date en overal. Doordat online boekhoudprogramma’s volop gebruikmaken van automatisering (robotic accounting) kunnen ze hun belofte van zorgeloos online boekhouden ook echt waarmaken.

Wat houden de vier sleutelwoorden gemak, veiligheid, up-to-date en overal bij online boekhouden concreet in? Anders gezegd: wat is eenvoudig online boekhouden nou eigenlijk?

Gemak staat voor gebruiksvriendelijkheid: je moet het systeem zoveel mogelijk intuïtief kunnen gebruiken. Bovendien  wil je de informatie in je administratie als ondernemer zonder al te veel boekhoudkundige kennis makkelijk kunnen lezen en analyseren. De betere systemen voor online boekhouden focussen sterk op dat intuïtieve gebruik en het begrijpen ervan. Bijvoorbeeld door te kiezen voor ‘normale’ woorden in plaats van boekhoudkundig jargon.

Automatisering van herhaling

Gemak zit hem er ook in dat het systeem je werk uit handen neemt. Hier komt de automatisering nadrukkelijk om de hoek kijken. Je administratie is in zekere zin een aaneenschakeling van repetitief werk. Denk aan het maken van facturen, je btw-aangifte doen, alle bonnetjes van uitgaven inkloppen, betalingen controleren, je uren en ritten registreren enzovoorts. Door de processen die zich keer op keer herhalen zoveel mogelijk te automatiseren boek je enorme tijdwinst. Een online boekhoudsysteem neemt van bonnetjes automatisch bedrag, btw, leverancier en bankrekening over – dat scheelt niet alleen enorm veel tijd, het vermindert de kans op fouten ook enorm. Facturen worden een kwestie van invullen, reminders bij te late betaling één druk op de knop enzovoorts.

Veilig in de cloud

Online boekhouden betekent dat je administratie in de cloud staat. En toch is al je data veilig: bedenk dat aanbieders van online boekhoudpakketten geen enkel risico nemen met de veiligheid van de gegevens van hun klanten. Net zoals bij banken is de veiligheid cruciaal – het is een van de pijlers waarop het systeem van online boekhouden rust. Sterker nog: waarschijnlijk is de beveiliging van je data beter op orde in een online boekhoudprogramma dan op je eigen pc. Elke serieuze aanbieder van online boekhouden voor het MKB investeert in cybersecurity – check het keurmerk en je weet het zeker.

Actueel, dus stapje voor

Digitaal en dus direct beschikbaar. Alle bonnetjes, facturen en bankmutaties zijn vrijwel direct beschikbaar in het systeem. Scan na een uitgave het bonnetje en uploadt het naar je online boekhouding. Het systeem zet het voor je klaar als boekingsvoorstel. Zo heb je dus altijd een actueel en compleet overzicht van je financiële situatie. Dankzij de koppelingen met andere zakelijke software weet je bijvoorbeeld hoe het ervoor staat qua voorraad, qua btw, qua betalingen van klanten en aan leveranciers. Je staat nooit meer voor verrassingen!

Ook onderweg

Handige apps waarmee je vanaf je smartphone bonnetjes kunt uploaden naar je administratie, of zelfs uitgebreidere apps waarmee je vanaf je tablet of mobiel ook facturen kunt sturen, uren en kilometers kunt registreren en offertes kunt uitbrengen. Nooit meer achter de zaken aanlopen, maar je boekhouding doen op het moment van de administratieve actie. Dus: dat bonnetje van die zakenlunch scannen en mailen, die offerte eruit zodra je akkoord hebt of de kilometers registreren vanuit de auto. Achter de feiten aanlopen is praktisch onmogelijk.

Zorgeloos online boekhouden, het bestaat dus. Kwestie van het systeem voor jou laten werken, in plaats van jij voor het systeem. Anders gezegd: voorkom met online boekhouden dat de administratie een dagtaak voor je wordt. Door slim gebruik te maken van handige tools en automatische koppelingen wordt online boekhouden echt makkelijk en is het absoluut geen illusie om je administratie altijd op orde te hebben.

 

Geef een reactie

Inline
Inline